Les backstages des weddings planners

By 22 septembre 2017Wedding Planning

A quoi ressemble la journée des weddings planners ?

C’est assez difficile de décrire une journée type car elles sont toutes très différentes, mais voici nos différentes missions et objectifs !

9h00 : arrivée sur les lieux. Nous arrivons le plus tôt possible sur le lieu de réception. Selon la possibilité offerte par le lieu, nous arrivons en général au moins en même temps qu’avec le premier prestataire ou selon le travail à faire sur cette journée.

9h30 : point équipe sur le lieu : nous faisons un brief sur place avec l’équipe, les différents temps de la journée, la décoration à faire – tout le monde à sa liste de prestataires, on surveille l’heure pour checker l’arrivée des prestataires et livraisons prévues.

wedding planners france

Crédit photo : Ryan Arbilo

9h45 : début de la mise en place de la cérémonie, de la salle du dîner. Nous demandons à nos mariés à ce que le traiteur prépare les tables la veille – cela nous permet de préparer les tables dès le matin (généralement les traiteurs arrivent vers 14h-15h ce qui est très tard pour nous).

Matinée : au fur et à mesure des arrivées de prestataires, nous les accueillons et faisons un check.
Nous vérifions que les mariés vont bien, pour les préparatifs qui commencent le matin, nous nous assurons que toutes les participantes sont à l’heure.

13h : déjeuner, il est essentiel de prendre une pause – même courte. C’est difficile de s’arrêter mais il le faut !

14h: vérification des timings pour tous les prestataires, nous vérifions que tout le monde est dans les temps, que tout le monde a bien ce qu’il lui faut.

14h30 : on vérifie que tout va bien avec la mariée et qu’elle n’a besoin de rien.

15h : la cérémonie doit être complètement prête : chaises, décorations florales, sons, lumière. Quand les invités arrivent c’est le premier lieu qui doit être prêt.

16h : la salle du dîner doit être finie également : plan de table, placement des invités, nous vérifions que le nombre de personnes par table est le bon, mise en place des cadeaux, des bougies, des menus, des noms de tables. Urnes, Photo Booth, livre d’or.
Quand la cérémonie commence, nous devons gérer beaucoup de choses et le temps passe vite. La décoration doit être terminée en priorité.

17h : préparation du cortège. Nous avons eu des cortèges jusqu’à 22 personnes ! Il faut prendre le temps de trouver toute les personnes, les mettre en rang et les faire rester au bon endroit (ce qui n’est pas une mince affaire je vous promets). Avant la fin de la cérémonie nous nous positionnons pour distribuer les pétales.

18h00 : cocktail – nous prenons cette heure/heure est demie pour vérifier les mise en place est finalisé. Nous faisons un dernier point avec traiteur, DJ/Musicien. En général nous prenons aussi du temps pendant le cocktail pour vérifier les animations des témoins.

wedding planning19h30 : c’est l’heure d’inviter les convives à aller s’asseoir, tout en restant à la salle pour diriger les gens qui ne trouvent pas leur table. Il faut essayer de fluidifier l’entrée de tout le monde.

20h : les invités sont installés, il faut gérer les premiers discours en checkant si je DJ est prêt, le son est bon. Ensuite il faut faire partir les plats auprès du traiteur.

Soirée : gèrer le reste des animations (vidéo; son) mais aussi l’entrée de la pièce montée puis la première danse.

00h – fin de service pour nous, nous nous assurons que tous les prestataires sont bien briefés pour le reste de la soirée, l’heure de fin avec le traiteur. Nous disons au revoir à nos mariés  !

Ces journées sont bien sûr très intenses et il y a beaucoup plus que ce que je viens d’écrire. Il faut aussi gérer les problèmes de dernières minutes, les oublis de certains, les maladresses des autres…. La journée est fatigante mais nous en sortons toujours satisfaites car nos mariés sont heureux !

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Crédit photo : Barbara de Bazin, Skiss, Katie Mitchell Photography

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